5.4. Condiciones de conservación.

Los requisitos de la ley establecen lo siguiente:
Cada centro archivará las historias clínicas de sus pacientes, cualquiera que sea el soporte papel, audividual, informatico o de otro tipo en el que consten, de manera que queden garantizadas su seguridad, su correcta conservación y la recuperación de la información.
Las historias clínicas deben estar a salvo de posibles daños.
En las instalacioens del archivo deben cumplirse las condiciones de seguridad y de protección que especifica la ley: mecanismos y medio sde protección anti-incendios, inundaciones...
Evidentemente las historias clínica pueden estar en archivos informáticos.
En este caso se debe garantizar un sistema seguro de copias de seguridad y de almacenamiento de las mismas.
En cualquier caso, el uso de dichos soportes estará sometido a lo dispuesto en la LOPD y el nuevo RPD.

En este snetido la externalización ya mencionada de la gestión de las historias clínicas proporciona considerables ventajas y consigue un ahorro de costes (en la Sanidad Pública, por ejemplo, varios hospitales cuentan con los servicios de empresas externas para el control de las historias clínicas).
No obstante, el centro sanitario debe asegurar la confidencialidad de los datos y el control y la confidencialidad de las historias clínicas, tanto si externaliza este servicio comi si no lo hace; de forma que, si lo subcontrata a una empresa externa, debe realizar un control y seguimiento sobre ella y exigir las condiciones necesarias para la seguridad de la información que contienen las historias clínicas, establecidas en la normativa vigente.
La Ley 41/2002 establece en su art. 17  que la responsabilidad de los centros sanitarios, que deben conservar la Historia Clíncia como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.
El capítulo establece preceptos muy detallados:

• Condiciones que garanticen su correcto mantenimieno y seguridad, aunqeu no necesariamente en el soporte original.
• A efectos judiciales y cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud, trtamiento, se evite en lo posible la identificación de las personas.
• Los profesionales sanitarios tienen el deber de cooperar en la creación y el manteniiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial de los pacientes.
• La gestión de la Historia Clínica se realizará a travé de la unidad de admisión y documentación clínica, encargada de integrar en un solo archivo las historias clínicas. La custodia de dichas historias clínicas estará bajo la responsabilidad de la dirección del centro sanitario.

 Esta asignación entendemos que está dirigdia a los centros públicos, y puede ser diferente, si bien debe existir, en un centro privado.
 Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.
Este es un punto clave para los médicos individuales y para los externos, colaboradores de centros abiertos.
Son de aplicación a la documentación clínica las medidas técnicas de seguridad establecidas por la legislación reguladora de la conservación de los ficheros que contienen datos de carácter personal y, en general, por la LOPD y el nuevo RPD.